Xếp ca sai theo hai hướng đều tốn tiền: thừa người vào giờ vắng thì lãng phí lương, thiếu người vào giờ đông thì mất khách. Và xếp ca bất hợp lý với đời sống của nhân viên thì bạn mất luôn cả nhân viên.
Xếp theo lượng khách thật
Lấy dữ liệu số khách theo từng giờ trong bốn tuần. Đây là cơ sở duy nhất đáng tin cho việc xếp ca.
Vẽ biểu đồ theo giờ cho từng ngày trong tuần. Thứ hai khác thứ bảy rất nhiều.
Xác định giờ cao điểm chính xác. Thường chỉ hai tiếng trưa và ba tiếng tối.
Tính số nhân sự cần cho mỗi khung giờ. Theo số khách và theo tốc độ phục vụ.
Cho người vào trước giờ cao điểm ba mươi phút. Để chuẩn bị chứ không phải để ngồi chờ.
Giảm người ngay sau giờ cao điểm. Đừng giữ đủ đội suốt cả ca.
Ghi lại doanh thu trên mỗi giờ công. Chỉ số đo hiệu quả xếp ca.
Điều chỉnh theo mùa và theo sự kiện. Lễ Tết, mùa mưa, kỳ nghỉ học sinh.
Dự báo cho tuần tới dựa trên tuần trước. Và điều chỉnh theo dự báo thời tiết.
Luôn có phương án gọi thêm người. Khi khách đông bất thường.
Đừng cắt người tới mức phục vụ kém. Tiết kiệm lương mà mất khách là lỗ.
Xem lại lịch mỗi tháng. Lượng khách thay đổi theo thời gian.
Ca gãy và ca liền
Ca gãy phù hợp với đặc thù ngành. Làm giờ trưa, nghỉ chiều, làm lại buổi tối.
Nhưng ca gãy rất mệt cho người làm. Nhất là người ở xa, họ không về nhà được.
Bù lại bằng mức lương cao hơn. Hoặc bằng chỗ nghỉ tại quán.
Ưu tiên ca gãy cho người ở gần. Họ về nhà được trong khoảng nghỉ.
Ca liền tám tiếng dễ tuyển hơn. Nhưng lãng phí lương vào giờ vắng.
Kết hợp cả hai loại ca. Một nhóm nòng cốt làm ca liền, một nhóm hỗ trợ giờ cao điểm.
Nhân viên bán thời gian cho giờ cao điểm. Sinh viên và người làm thêm.
Không xếp ca đêm nối ca sáng. Vi phạm quy định nghỉ giữa hai ca và rất hại sức khoẻ.
Đảm bảo nghỉ ít nhất mười hai tiếng giữa hai ca. Quy định và cũng là lẽ thường.
Cho nghỉ giữa ca đúng luật. Và thật sự cho nghỉ chứ không phải trên giấy.
Hỏi nhân viên loại ca họ muốn. Nhiều người có ưu tiên khác nhau.
Ghi rõ loại ca trong tin tuyển dụng. Tránh vỡ mộng sau khi nhận việc.
Công bằng và minh bạch
Công bố lịch trước ít nhất một tuần. Người ta cần sắp xếp cuộc sống, đây là yêu cầu cơ bản.
Chia đều ca tốt và ca xấu. Không để một người luôn phải làm chủ nhật.
Có quy tắc rõ ràng cho việc đổi ca. Ai chịu trách nhiệm và báo trước bao lâu.
Cho nhân viên tự đổi ca với nhau. Miễn là báo cho quản lý.
Ghi nhận yêu cầu nghỉ trước. Có mẫu đăng ký và hạn chót.
Ưu tiên theo thứ tự đăng ký. Công bằng và không gây tranh cãi.
Không thiên vị. Nhân viên nhận ra rất nhanh và mất động lực.
Giải thích khi phải từ chối yêu cầu. Lý do rõ ràng thì người ta chấp nhận.
Ngày lễ nên luân phiên. Không để cùng một người làm mọi dịp lễ.
Trả thêm cho ca lễ Tết. Theo quy định và cũng là hợp tình.
Dán lịch ở nơi ai cũng thấy. Và gửi vào nhóm chat.
Không đổi lịch vào phút chót. Trừ trường hợp bất khả kháng và phải hỏi ý kiến.
Làm thêm giờ
Tính đúng theo quy định pháp luật. Rủi ro pháp lý và cũng là chuyện đúng sai.
Làm thêm thường xuyên là dấu hiệu thiếu người. Chứ không phải giải pháp.
Tính chi phí làm thêm so với tuyển thêm người. Thường tuyển thêm rẻ hơn nếu làm thêm đều đặn.
Làm thêm kéo dài làm giảm năng suất. Và tăng tai nạn lao động.
Giới hạn giờ làm thêm mỗi tháng. Theo quy định và theo sức khoẻ.
Ghi chép giờ làm chính xác. Chấm công bằng máy hoặc bằng sổ có ký.
Trả đúng và trả đủ. Đây là nguyên nhân mất lòng tin phổ biến nhất.
Hỏi trước chứ đừng yêu cầu. Nhân viên có cuộc sống riêng.
Thưởng khi làm thêm vào dịp gấp. Ngoài lương làm thêm.
Cho nghỉ bù nếu họ muốn. Nhiều người thích nghỉ hơn thích tiền.
Theo dõi ai làm thêm nhiều nhất. Nguy cơ kiệt sức và nghỉ việc.
Giải quyết nguyên nhân gốc. Thiếu người hay quy trình kém.
Khi thiếu người
Có danh sách người có thể gọi gấp. Nhân viên cũ, người làm bán thời gian, người quen.
Chủ quán và quản lý vào làm thay. Chuyện bình thường trong quán nhỏ.
Tạm cắt bớt món phức tạp. Giảm tải cho bếp.
Giảm số bàn phục vụ. Phục vụ ít bàn tốt hơn nhiều bàn tệ.
Báo khách trung thực về thời gian chờ. Họ thông cảm nếu được báo trước.
Tạm ngừng nhận đơn online. Ưu tiên khách tại chỗ.
Đơn giản hoá quy trình tạm thời. Bỏ bớt bước không thiết yếu.
Không ép người hiện tại làm quá sức kéo dài. Họ sẽ nghỉ và bạn thiếu người hơn nữa.
Tuyển ngay chứ đừng chần chừ. Thiếu người kéo dài làm cả đội kiệt sức.
Cân nhắc thu hẹp giờ mở cửa tạm thời. Tốt hơn là phục vụ kém suốt ngày.
Cảm ơn và thưởng cho người gánh thêm. Ghi nhận rất quan trọng trong giai đoạn này.
Rút kinh nghiệm về dự phòng nhân sự. Luôn nên dư một chút.
