Rất nhiều quán Việt vận hành theo cách một người biết tất cả. Nó chạy tốt cho tới ngày người đó nghỉ, ốm, hoặc mở quán riêng. Viết quy trình ra không phải là chuyện hình thức mà là chuyện sở hữu tài sản của chính bạn.
Viết công thức chuẩn
Ghi định lượng bằng gam chứ đừng bằng chừng. Một chút và vừa ăn là hai cụm từ làm món khác nhau mỗi ngày.
Cân thật trong lúc đầu bếp nấu. Đừng hỏi họ nhớ bao nhiêu, họ nấu theo tay chứ không theo trí nhớ.
Ghi cả thời gian và nhiệt độ. Xào ba phút lửa lớn khác hẳn xào năm phút lửa vừa.
Ghi thứ tự các bước rõ ràng. Đánh số từng bước.
Ghi kích cỡ cắt của nguyên liệu. Ảnh hưởng tới thời gian chín và tới hình thức món.
Chụp ảnh món hoàn thiện. Chuẩn hình thức để so sánh.
Ghi khối lượng của một suất. Cơ sở để tính giá vốn và để khách không thấy khác nhau giữa các lần.
Ghi cả các bước chuẩn bị trước. Phần việc làm từ sáng sớm cũng phải chuẩn hoá.
Lưu thành file và in ép nhựa dán trong bếp. Hai bản, một để tra một để dùng.
Cập nhật khi có thay đổi. Và ghi ngày cập nhật.
Giữ bản gốc ở nơi chỉ bạn tiếp cận. Đây là tài sản của quán.
Làm việc này ngay từ đầu. Làm sau khi đã chạy một năm thì khó hơn nhiều.
Chuẩn bị trước ca
Lập danh sách việc chuẩn bị cho mỗi ca. Ai làm gì, làm bao nhiêu, xong lúc mấy giờ.
Định lượng chuẩn bị theo dự báo khách. Chuẩn bị thiếu là hết món, chuẩn bị thừa là bỏ đi.
Ghi lại lượng dùng thực tế mỗi ngày. Sau hai tuần bạn dự báo khá chính xác.
Chuẩn bị nước dùng và sốt từ sáng. Chúng cần thời gian và không làm gấp được.
Sơ chế rau củ theo lô. Hiệu quả hơn nhiều so với làm từng phần.
Chia sẵn nguyên liệu theo suất. Rút ngắn thời gian ra món vào giờ cao điểm.
Ghi nhãn và ghi ngày lên mọi thứ đã chuẩn bị. Nguyên tắc bắt buộc.
Kiểm tra tồn kho trước khi ca bắt đầu. Phát hiện thiếu hàng khi còn kịp xử lý.
Kiểm tra thiết bị hoạt động bình thường. Bếp không lên lửa lúc mười một giờ là thảm hoạ.
Có danh sách kiểm tra in sẵn. Tích vào chứ không dựa vào trí nhớ.
Người mở ca ký xác nhận. Gắn trách nhiệm cụ thể.
Bắt đầu ca đúng giờ. Chậm mười lăm phút chuẩn bị là cả ca cuống.
Kiểm soát chất lượng
Nếm mọi món sốt và nước dùng trước khi bắt đầu ca. Một nồi nước dùng sai là cả trăm tô hỏng.
Có người kiểm món trước khi ra. Nhìn hình thức và kiểm nhiệt độ.
So với ảnh chuẩn. Cách đơn giản nhất để giữ hình thức đồng đều.
Cân thử ngẫu nhiên vài suất mỗi ngày. Đảm bảo định lượng không trôi.
Ghi lại món bị trả và lý do. Dữ liệu này chỉ ra vấn đề rất nhanh.
Đo nhiệt độ tủ lạnh hai lần mỗi ngày. Ghi vào sổ.
Kiểm hạn dùng nguyên liệu hằng ngày. Nguyên tắc vào trước ra trước.
Nếm lại món chủ lực mỗi tuần. Vị trôi dần mà người trong bếp không nhận ra.
Mời người ngoài ăn thử định kỳ. Khẩu vị của bạn đã quen nên không còn khách quan.
Đọc đánh giá của khách nghiêm túc. Phàn nàn lặp lại là dấu hiệu vấn đề hệ thống.
Xử lý nguyên nhân gốc chứ đừng chỉ nhắc nhở. Nhắc nhở không sửa được quy trình sai.
Khen khi làm tốt. Kiểm soát chất lượng không chỉ là bắt lỗi.
Đào tạo người mới
Có tài liệu viết sẵn. Không dạy truyền miệng, mỗi người truyền một kiểu.
Người mới học một vị trí trước. Đừng dạy cả bếp trong tuần đầu.
Cho làm cùng người có kinh nghiệm. Học bằng cách nhìn và làm theo.
Bắt đầu từ việc đơn giản. Sơ chế trước, chế biến sau.
Kiểm tra sau mỗi tuần. Làm được gì rồi và còn thiếu gì.
Cho làm thử vào giờ vắng. Không phải giờ cao điểm.
Giải thích lý do chứ đừng chỉ ra lệnh. Hiểu vì sao thì làm đúng ngay cả khi không ai nhìn.
Dạy an toàn lao động ngay từ ngày đầu. Dao, lửa, dầu nóng, sàn trơn.
Dạy quy tắc vệ sinh. Rửa tay, thay găng, xử lý thực phẩm sống.
Đặt kỳ vọng rõ ràng. Sau một tháng phải làm được gì.
Ghi nhận tiến bộ. Người mới rất cần điều này.
Kiên nhẫn trong tháng đầu. Tỷ lệ nghỉ việc cao nhất nằm ở giai đoạn này.
Giảm phụ thuộc vào một người
Mỗi món phải có ít nhất hai người làm được. Đây là nguyên tắc bảo hiểm cơ bản.
Luân phiên vị trí định kỳ. Mỗi người biết được vài vị trí.
Chính bạn cũng phải nấu được món chủ lực. Nếu không thì bạn đang làm thuê cho bếp trưởng.
Lưu công thức ở nơi bạn kiểm soát. Không phải trong đầu ai đó.
Đối xử tốt với bếp trưởng. Cách giữ người hiệu quả hơn mọi hợp đồng.
Nhưng đừng để quán phụ thuộc hoàn toàn. Đó là rủi ro kinh doanh chứ không phải vấn đề lòng tin.
Ghi lại nhà cung cấp và giá. Đừng để một người nắm hết quan hệ.
Có danh sách người có thể gọi khi thiếu nhân sự. Chuẩn bị trước chứ đừng đợi tới lúc cần.
Ghi lại mọi thay đổi công thức. Kể cả khi bếp trưởng tự điều chỉnh.
Đào tạo người kế cận. Luôn có một người đang được chuẩn bị.
Xây hệ thống chứ đừng xây quanh cá nhân. Đây là khác biệt giữa một quán và một công việc.
Kiểm tra bằng cách cho bếp trưởng nghỉ một tuần. Nếu quán vẫn chạy thì hệ thống của bạn ổn.
