Quán đông khách mà không có lãi là tình huống phổ biến tới mức đáng ngạc nhiên. Khi rà lại thì vấn đề hầu như luôn nằm ở cùng một chỗ: giữa lượng nguyên liệu nhập vào và lượng món bán ra có một khoảng trống rất lớn.
Nguồn hao hụt
Hao hụt sơ chế là nguồn lớn nhất và tự nhiên nhất. Gọt, cắt, bỏ phần không dùng — mỗi loại nguyên liệu một tỷ lệ riêng.
Định lượng không chuẩn. Mỗi người múc một tay, chênh mười phần trăm mỗi suất là bình thường.
Nguyên liệu hỏng do bảo quản sai. Nhập nhiều mà tủ không đủ lạnh.
Nhập quá nhiều so với nhu cầu. Hàng tồn tới hạn phải bỏ.
Món bị trả lại do sai hoặc dở. Vừa mất nguyên liệu vừa mất uy tín.
Nhân viên ăn không kiểm soát. Cần có chính sách rõ ràng chứ không phải cấm đoán mơ hồ.
Mất cắp. Chuyện có thật trong ngành, nhất là với nguyên liệu đắt tiền.
Nhà cung cấp giao thiếu. Không cân kiểm khi nhận là mất tiền mỗi ngày.
Đồ vỡ và dụng cụ mất. Bát đĩa, ly, dao.
Khuyến mãi và đồ tặng không ghi nhận. Chúng vẫn tốn nguyên liệu.
Nấu thử và nấu hỏng. Cần ghi nhận chứ không phải lờ đi.
Mỗi nguồn nhỏ nhưng cộng lại rất lớn. Đây là lý do phải đo từng nguồn.
Đo tỷ lệ hao hụt chuẩn
Cân nguyên liệu trước và sau sơ chế. Ghi lại tỷ lệ cho từng loại, đây là con số nền để tính giá vốn.
Rau lá thường hao ba mươi tới bốn mươi phần trăm. Bỏ gốc, lá già, phần hỏng.
Củ quả hao mười lăm tới hai lăm phần trăm. Tuỳ loại và tuỳ cách gọt.
Đậu hũ gần như không hao. Trừ khi ép nước.
Nấm hao ít nhưng mất nước khi nấu. Cần tính riêng phần mất nước.
Đo lại vào các mùa khác nhau. Nguyên liệu trái mùa hao nhiều hơn.
Đo với từng nhà cung cấp. Hàng chất lượng thấp hao nhiều hơn rõ rệt.
So sánh giữa các nhân viên. Người khéo tay hao ít hơn đáng kể.
Dùng tỷ lệ thật để tính giá vốn. Tính theo giá nhập mà quên hao hụt là giá vốn sai ngay từ đầu.
Cập nhật tỷ lệ mỗi quý. Chúng thay đổi theo mùa và theo nguồn hàng.
Đào tạo nhân viên sơ chế đúng cách. Giảm được vài phần trăm là đáng kể.
Tận dụng phần thường bị bỏ. Cuống rau nấu nước dùng, vỏ củ ninh canh.
Kiểm kê
Kiểm kê hằng tuần với nguyên liệu chính. Đủ thường xuyên để phát hiện vấn đề sớm.
Kiểm kê hằng tháng toàn bộ. Kể cả gia vị và đồ khô.
Kiểm vào cùng thời điểm mỗi lần. Sau khi đóng cửa, trước khi nhập hàng mới.
Hai người cùng kiểm. Giảm sai sót và giảm rủi ro gian lận.
Dùng biểu mẫu in sẵn. Liệt kê sẵn mọi mặt hàng.
So sánh tồn thực tế với tồn lý thuyết. Tồn đầu cộng nhập trừ bán ra bằng tồn cuối.
Chênh lệch trên năm phần trăm là dấu hiệu có vấn đề. Cần tìm nguyên nhân chứ đừng bỏ qua.
Tìm nguyên nhân theo từng mặt hàng. Không phải mọi thứ đều hao như nhau.
Chú ý nguyên liệu đắt tiền nhất. Chúng chiếm phần lớn giá trị hao hụt.
Ghi nhận mọi trường hợp bỏ đi. Có sổ riêng cho việc này.
Đối chiếu với số món đã bán. Từ phần mềm bán hàng.
Kiểm kê không phải để bắt lỗi. Mà để tìm chỗ hệ thống đang rò rỉ.
Giảm hao hụt
Chuẩn hoá định lượng bằng dụng cụ đong. Muôi, cốc, cân — thay cho ước lượng bằng tay.
Chia sẵn theo suất từ khâu chuẩn bị. Vừa nhanh hơn vừa chuẩn hơn.
Dự báo lượng khách tốt hơn. Ghi lại số liệu vài tuần là dự báo khá chính xác.
Nhập hàng thường xuyên hơn với lượng nhỏ hơn. Giảm tồn kho và giảm hỏng.
Cân kiểm mọi lô hàng khi nhận. Và ký xác nhận.
Áp dụng nguyên tắc vào trước ra trước nghiêm ngặt. Xếp hàng cũ ra phía trước.
Ghi nhãn và ghi ngày lên mọi thứ. Không có nhãn là không biết bỏ hay giữ.
Thiết kế thực đơn dùng chung nguyên liệu. Nguyên liệu luân chuyển nhanh hơn.
Có món tận dụng phần dư. Món trong ngày hoặc món đặc biệt.
Chính sách ăn của nhân viên rõ ràng. Suất ăn ca cụ thể thay vì để tự do.
Camera ở khu kho và khu nhận hàng. Biện pháp không dễ chịu nhưng hiệu quả.
Thưởng khi giảm được hao hụt. Biến nó thành mục tiêu chung chứ không phải cuộc săn lỗi.
Đọc con số
Tỷ lệ giá vốn trên doanh thu là chỉ số tổng quát nhất. Theo dõi hằng tháng và so sánh xu hướng.
Ba mươi tới ba lăm phần trăm là mức phổ biến. Cao hơn thì cần xem lại, thấp hơn thì kiểm xem có bớt định lượng không.
So sánh giá vốn lý thuyết với thực tế. Chênh lệch chính là hao hụt.
Tính giá vốn cho từng món. Một vài món có thể đang lỗ mà bạn không biết.
Xem món nào bán nhiều và có biên lãi thấp. Đó là chỗ ăn mòn lợi nhuận.
Theo dõi giá nguyên liệu theo tháng. Giá lên mà giá bán không đổi là biên lãi co lại.
Tính lại giá vốn khi giá nhập thay đổi. Ít nhất mỗi quý.
Đừng chỉ nhìn doanh thu. Doanh thu tăng mà lãi giảm là chuyện rất hay xảy ra.
Ghi chép đơn giản vẫn tốt hơn không ghi. Bảng tính là đủ với quán nhỏ.
Xem số liệu hằng tuần chứ đừng đợi cuối tháng. Phát hiện sớm thì sửa được sớm.
Chia sẻ vài chỉ số với nhân viên. Họ hiểu vì sao phải tiết kiệm.
Con số là công cụ chứ không phải mục tiêu. Mục tiêu là quán sống khoẻ và khách hài lòng.
