Rất nhiều chủ quán chỉ biết một con số: hôm nay bán được bao nhiêu. Nhưng doanh thu cao mà cấu trúc chi phí sai thì quán vẫn chết, chỉ là chết chậm hơn và tốn nhiều tiền hơn.
Cấu trúc báo cáo
Bắt đầu bằng doanh thu thuần. Tổng thu trừ đi phần hoàn trả và giảm giá.
Trừ giá vốn hàng bán. Toàn bộ chi phí nguyên liệu và bao bì.
Được lãi gộp. Đây là con số cho biết mô hình có khả thi không.
Trừ chi phí nhân công. Lương, thưởng, bảo hiểm, ăn ca.
Trừ chi phí mặt bằng. Tiền thuê và các khoản liên quan.
Trừ chi phí vận hành. Điện nước, gas, internet, phần mềm, vệ sinh.
Trừ chi phí marketing. Quảng cáo, khuyến mãi, chiết khấu ứng dụng.
Trừ khấu hao thiết bị. Chia đều giá trị đầu tư theo tuổi thọ dự kiến.
Được lợi nhuận trước thuế. Con số thật của tháng đó.
Trừ thuế và lãi vay. Ra lợi nhuận cuối cùng.
Làm hằng tháng và so sánh theo tháng. Xu hướng quan trọng hơn một tháng đơn lẻ.
Bảng tính đơn giản là đủ với quán nhỏ. Không cần phần mềm phức tạp.
Tỷ lệ chuẩn của ngành
Giá vốn ba mươi tới ba lăm phần trăm doanh thu. Cao hơn bốn mươi là mô hình có vấn đề.
Nhân công hai mươi lăm tới ba mươi phần trăm. Bao gồm cả lương của bạn nếu bạn làm toàn thời gian.
Mặt bằng dưới mười phần trăm. Trên mười lăm là gánh nặng rất khó gánh.
Điện nước gas khoảng năm phần trăm. Ngành này tốn điện hơn nhiều ngành khác.
Marketing ba tới năm phần trăm. Không kể chiết khấu ứng dụng.
Chi phí khác khoảng năm phần trăm. Bảo trì, vệ sinh, văn phòng phẩm.
Lợi nhuận mười tới mười lăm phần trăm là tốt. Ngành ăn uống vốn có biên mỏng.
Dưới năm phần trăm là rất rủi ro. Một tháng vắng khách là lỗ.
Tổng giá vốn cộng nhân công nên dưới sáu mươi phần trăm. Chỉ số tổng hợp quan trọng nhất của ngành.
So sánh tỷ lệ của bạn với chuẩn này. Chỉ ra ngay chỗ đang có vấn đề.
Tỷ lệ khác nhau theo mô hình. Quán tự phục vụ có nhân công thấp hơn nhiều.
Theo dõi xu hướng của từng tỷ lệ. Tỷ lệ trôi dần là dấu hiệu sớm.
Dòng tiền khác với lợi nhuận
Quán có lãi vẫn có thể hết tiền. Đây là nguyên nhân đóng cửa phổ biến hơn là thua lỗ.
Tiền cọc mặt bằng nằm chết trong suốt hợp đồng. Không phải chi phí nhưng là tiền bị khoá.
Đầu tư thiết bị trả ngay nhưng khấu hao nhiều năm. Dòng tiền âm mà báo cáo vẫn đẹp.
Nhà cung cấp đòi trả ngay còn khách có thể nợ. Với khách doanh nghiệp và đơn đặt tiệc.
Ứng dụng giao đồ ăn thanh toán sau vài ngày. Tiền về chậm hơn tiền chi.
Lương trả đúng hạn dù doanh thu thế nào. Khoản không hoãn được.
Lập bảng dòng tiền theo tuần. Tiền vào, tiền ra, số dư.
Biết chính xác còn sống được bao nhiêu tuần. Con số quan trọng nhất khi khó khăn.
Giữ quỹ dự phòng ít nhất hai tháng chi phí. Đây là lưới an toàn.
Đàm phán gối đầu với nhà cung cấp. Bảy tới mười lăm ngày là thông lệ.
Không dùng tiền doanh thu để đầu tư mở rộng. Trừ khi đã có quỹ dự phòng.
Tách tiền cá nhân và tiền quán. Tài khoản riêng, sổ riêng.
Con số theo dõi hằng tuần
Doanh thu theo ngày và theo khung giờ. Thấy ngay ngày nào và giờ nào yếu.
Số khách và giá trị hoá đơn trung bình. Hai con số này nhân với nhau ra doanh thu.
Tỷ lệ giá vốn của tuần. So với mục tiêu.
Chi phí nhân công của tuần. So với doanh thu.
Số món bán theo từng món. Biết món nào đang kéo và món nào đang gánh.
Lượng nguyên liệu bỏ đi. Chỉ số hao hụt trực tiếp.
Số món bị trả hoặc phàn nàn. Chỉ số chất lượng.
Số khách quay lại. Khó đo nhưng quan trọng nhất.
Số dư tiền mặt và tài khoản. Dòng tiền thực tế.
Các khoản phải trả trong hai tuần tới. Để không bị bất ngờ.
Ghi vào một bảng duy nhất. Mười lăm phút mỗi tuần.
So sánh với tuần trước và cùng kỳ tháng trước. Xu hướng là thứ đáng quan tâm.
Khi con số xấu
Xác định chính xác tỷ lệ nào lệch chuẩn. Đừng cắt giảm mù quáng khắp nơi.
Giá vốn cao thì kiểm định lượng và hao hụt. Trước khi nghĩ tới việc đổi nhà cung cấp.
Nhân công cao thì xem lại xếp ca. Giờ vắng không cần đủ người.
Mặt bằng cao thì tăng doanh thu hoặc đàm phán lại. Rất khó cắt khoản này.
Doanh thu thấp thì xem số khách hay giá trị hoá đơn. Hai vấn đề khác nhau và giải pháp khác nhau.
Tăng giá trị hoá đơn thường dễ hơn tăng số khách. Thêm món phụ, thêm đồ uống.
Xem lại cơ cấu thực đơn. Cắt món lãi thấp và bán chậm.
Xem lại giờ mở cửa. Cắt khung giờ không có khách.
Đừng cắt chất lượng để cứu con số. Đó là cách giết quán nhanh hơn.
Đừng cắt marketing khi khó khăn. Thường làm tình hình tệ hơn.
Đặt mục tiêu cụ thể và đo lại sau một tháng. Một thay đổi mỗi lần.
Hỏi người có kinh nghiệm. Nhìn từ ngoài vào thường rõ hơn.
